GDPR- och dataskyddspolicy
Wennergrens värnar om din personliga integritet och samlar in, behandlar och använder personuppgifter i enlighet med denna dataskyddspolicy.
Som hyresgäst eller bostadssökande hos Wennergrens eller med motsvarande anknytning till oss accepterar du vår dataskyddspolicy och behandling av dina personuppgifter. Vidare godkänner du att Wennergrens använder telefon, e-post, meddelandetjänst via ”mina sidor” brev eller annan skriftlig kommunikation för att kommunicera med dig.
När samlar vi in data?
Vi kan komma att samla in data i samband med registrering som bostadssökande och/eller vid intresseanmälan till specifika objekt. Det gäller också vid e-post, telefonsamtal och besök före och under hyresförhållandet.
Före hyresförhållandet
Informationen som samlas in före hyresförhållandet startar, på intressent- eller bostadssökarstadiet är likaså nödvändiga för att kunna analysera marknadsförutsättningarna för en viss typ av boende och för att kunna bearbeta dig som potentiell ny hyresgäst hos oss. Uppgifterna som samlas in är nödvändiga för att kunna bli hyresgäst hos Wennergrens och för att kunna administrera ett pågående hyresförhållande.
Vi samlar in personlig information och kontaktuppgifter såsom namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer m m samt uppgifter om familjeförhållanden och nuvarande boende vid tidpunkten för ansökan. I vissa fall är det även relevant med kontaktuppgifter till anhörig vilket vi registrerar först efter samtycke vilket även gäller för relevanta uppgifter om hälsotillstånd som har betydelse i vårt arbete med ansökan om bostad.
Även ekonomisk och finansiell information som är relevant såsom inkomst, uppgifter om betalningsanmärkningar och betalningshistorik/skulder samt kontonummer (för autogiro, e-faktura m m) samlas in liksom viss information från besök på hemsida såsom ip-adress och webbläsarinställningar.
Under hyresförhållandet
All information samlas in och behandlas för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden som fastighetsägare. Vi gör detta grundat i följande syften och lagliga grunder för behandling av personuppgifter:
Bekräfta identitet och verifiera person-/kontaktuppgifter för att vi ska kunna utföra avtalsmässiga åtaganden i hyresförhållandet. Det är också relevant för att sökandet och erbjudandet av lediga bostäder ska kunna göras rationell och med viss transparens.
För att kunna informera om pågående projekt efter lämnade intressepreferenser. Samtycke för registrering krävs.
För att kunna utföra eventuella kund- och marknadsundersökningar. Samtycke krävs för registreringen.
För att säkerställa att webbsida eller annan typ av kommunikation visas på ett korrekt och effektivt sätt.
För att kunna följa tillämplig lagstiftning och möjliggöra myndighetsutövning inom vårt verksamhetsområde.
Kortfattat behandlar vi personuppgifter för att skicka ut hyresavier, hantera betalningar, inhämta förbrukningsdata för el, vatten, värme etc samt när vi hyresförhandlar och skickar information om ditt boende.
Delning och behandling av personuppgifter
Vi överför eller delar information med leverantörer, underleverantörer och samarbetspartners. I denna process vidtas rimliga legala, tekniska och administrativa åtgärder för att säkerställa att uppgifterna hanteras säkert.
Varje delning och/eller överföring sker efter övervägande och inte per automatik.
Myndigheter såsom Skatteverket, Kronofogdemyndighet och/eller andra myndigheter kan kräva att Wennergrens enligt lag eller annat berättigat syfte ska lämna information som innehåller personuppgifter enligt ovan.
Ingen försäljning av personuppgifter förekommer.
Wennergrens behandlar personuppgifterna fysiskt på kontor/arkiv i Hjo samt digitalt inom EU och i förekommande fall genom systemleverantörer med upprättade personuppgiftsbiträdesavtal.
Hur länge finns uppgifterna kvar?
Uppgifterna sparas så länge det är relevant för att uppfylla syftet med insamlingen. Rent konkret innebär det att en gallring och avidentifiering sker när ett hyresförhållande upphör alternativt efter det att en eventuell hyresskuld efter avflyttning slutreglerats. Uppgifter registrerade för ansökan om bostad raderas efter 12 månader om personen inte förnyat sin anmälan om intresse.
Vissa uppgifter rörande hyresavtalet sparas i två år efter avflyttning, såsom hyresavtalet. Uppgifter som kan återfinnas i bokföringsmaterial sparas enligt bestämmelserna i bokföringslagen i sju år inklusive innevarande år.
Rättigheter
Som registrerad har du rätt att få tillgång till den data som samlats in och registrerats och uppgift om i vilket syfte detta utförts.
Du har vidare rätt till rättelse av eventuellt felaktig information eller om den inte varit komplett.
Du har vidare rätt att bli raderad, d v s att de insamlade personuppgifterna raderas förutsatt att de inte är nödvändiga med hänsyn till det ursprungliga syftet med registreringen. Vid förfrågan om radering kan eventuella skyldigheter att behålla informationen registrerad med hänsyn till lagstiftning hindra oss att omedelbart radera uppgifterna.
För uppgifter registrerade för ansökan om bostad gäller att dessa raderas omedelbart efter att besked om att man ej önskar kvarstå som sökande lämnats. I en sådan situation finns ingen grund för fortsatt lagring av uppgifterna.